Saiba tudo sobre o processo de cobrança em cartório

Saiba tudo sobre o processo de cobrança em cartório
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Você conhece o processo de cobrança em cartório? Sabe como ele pode ser útil às cobranças da sua empresa?

Todo empresário, por mais que preze o seu cliente, pode chegar em um momento em que precise iniciar o processo de cobrança em cartório.

Infelizmente, muitas vezes, apenas a cobrança administrativa, realizada dentro da própria empresa, não é suficiente para zerar a inadimplência.

Sabemos que, nos últimos anos, com os problemas financeiros que abalaram alguns setores da economia, o número de inadimplentes aumentou em muitas empresas, e elas precisaram criar processos de cobrança mais rígidos.

Esses processos podem se tornar cobranças extrajudiciais ou cobranças judiciais, em muitos casos.

E é nesse processo (de cobrança extrajudicial) que acontece a cobrança em cartório. Porém, a cobrança em cartório faz parte de um processo.

Não recomendamos que você leve o seu título para cobrança em cartório imediatamente.

Na verdade, sugerimos que a sua empresa tenha um processo funcional de cobrança, para que a maior parte das cobranças possam ser liquidadas de forma administrativa.

A cobrança em cartório deve acontecer apenas em último caso, quando todas as tentativas de recebimento foram esgotadas e parece não haver nenhuma outra forma de recebimento.

Por isso, hoje vamos falar sobre a importância de um processo de cobrança, quando enviar uma dívida para cobrança em cartório e as consequências dessa ação para seu cliente.

A importância de um processo de cobrança em sua empresa

Antes de falarmos sobre a cobrança em cartório, vamos falar sobre o processo de cobrança.

Esse processo é indispensável para que você tente receber os títulos atrasados de forma administrativa, sem que precise partir para a etapa da cobrança em cartório.

Aqui estão algumas etapas da cobrança de dívidas, antes de enviá-la para o cartório.

#1. Avise o cliente sobre a fatura em atraso

Logo no primeiro dia de atraso, envie ao seu cliente um e-mail, ou SMS, avisando de que a cobrança está atrasada e dê a oportunidade de pagamento.

Muitas pessoas simplesmente esquecem do pagamento e, como não são avisadas, ficam à mercê da memória para realizar os pagamentos, o que nunca é o recomendado.

Quando você lembra o seu cliente do pagamento, a partir do primeiro dia de atraso, você aumenta suas chances de ser lembrado e de ser pago.

#2. Entre em contato telefônico após 7 dias de atraso

Após o sétimo dia de atraso, entre em contato telefônico com o seu cliente.

Informe-o sobre a fatura em atraso e peça uma data para pagamento, dentro dos próximos 3 dias.

Dependendo da compra, seu cliente vai querer negociar prazos e a forma de pagamento, por exemplo, parcelando a dívida.

Nesse momento, é importante que você tenha alternativas e opções de saída honrosa para o seu cliente quitar a dívida.

Então, se for o caso, ofereça essas facilidades a ele.

#3. Caso o acordo não seja honrado, entre em contato após os 15 dias de atraso

Nesse contato, a primeira atitude da sua empresa deve ser resumir a primeira conversa telefônica com o cliente inadimplente.

Lembre a ele os pontos que vocês conversaram, o que acordaram e o que ele se comprometeu a cumprir, e não cumpriu.

Faça uma retrospectiva e mostre que a sua empresa deu a oportunidade para a regularização.

De uma forma amistosa, mas menos flexível, pergunte se pode enviar uma nova cobrança para o próximo dia útil.

#4. Entre em contato no 20º dia

Se, até esse momento, o pagamento ainda não aconteceu, entre em contato com o seu cliente no 20º dia de atraso.

Mais uma vez, faça uma retrospectiva dos acontecimentos (nesse momento, desde a compra, ou contratação, até o atraso nos pagamentos).

Diga que sua empresa está disposta a negociar o recebimento, mas que não estão conseguindo chegar a um acordo.

Feito isso, avise que, dentro de 5 dias o título será enviado ao cartório para a cobrança em cartório.

Caso o seu cliente não se manifeste, é hora de notifica-lo por escrito da rescisão contratual por falta de pagamento, se for o caso, e seguir adiante.

Agora, é o momento de enviar o título para a cobrança em cartório.

Como funciona o processo de cobrança em cartório

Quando a empresa não obtém sucesso na negociação administrativa com os clientes, inicia-se o processo de cobrança extrajudicial.

Nesse momento, acontece o registro da dívida (protesto) no cartório de protesto de títulos.

Esse processo costuma ser utilizado tanto para cobrança de pessoas físicas, quanto pessoas jurídicas. Conheça o passo-a-passo para protestar um título:

  1. Preencha o formulário de protesto. Alguns cartórios oferecem a opção do preenchimento online. Após o preenchimento, ele deverá ser impresso e assinado pelo credor ou seu representante.
  2. Com o formulário impresso, anexe o título a ser protestado e apresente no cartório.
  3. Em São Paulo, por exemplo, esse serviço é feito pelo Serviço Central de Protesto de Títulos, que protocola e distribui o título para um cartório.
  4. O cartório que recebeu o título para protesto envia intimação com aviso de recebimento ao devedor no dia seguinte ao da data de protocolo.
  5. O devedor deverá pagar o título no prazo indicado na intimação ou declarar o porque não o fez.
  6. Caso o devedor não pague no prazo indicado, o título será protestado e o devedor será negativado nos devidos órgãos de proteção ao crédito.
  7. Após 6 dias úteis, qualquer pessoa de posse do protocolo de entrada original poderá comparecer no cartório para retirar o instrumento de protesto, caso o devedor não faça o pagamento.

Quando o protesto é realizado, a empresa fica com restrições em seu CNPJ.

Isso pode acarretar em problemas para novas compras a prazo, obtenção de empréstimos, financiamentos e todas as consequências que uma empresa negativada pode sofrer.

O processo de cobrança em cartório faz parte do processo de cobrança da sua empresa?

Como vimos, em casos em que a cobrança administrativa não surte efeito, muitas empresas acabam enviando seus títulos atrasados para protestos.

O protesto, por sua vez, cria uma série de restrições para a empresa inadimplente.

Essas restrições podem acarretar em dificuldades em comprar a prazo, em receber empréstimos, financiamentos, investimentos e muito mais.

Uma empresa negativada é uma empresa “suja”, e não é muito bem vista pelo mercado financeiro.

Por isso, ela terá algumas dificuldades para comprar a crédito novamente.

A cobrança em cartório mostra como é importante sermos pontuais em nossos compromissos financeiros.

É necessário levar o processo de cobrança a sério para que sua empresa não sofra sanções quando for protestada.

Por isso, é importante que a sua empresa tenha processos de cobrança, incluindo a cobrança em cartório – caso necessário – para garantir a liquidez dos pagamentos.

Enrico Cardoso Saiba tudo sobre o processo de cobrança em cartório