As tarefas burocráticas fazem parte da rotina de qualquer empresa e, em geral, envolvem obrigações legais. Por isso, não devem ser negligenciadas. Uma das mais importantes é a emissão da nota fiscal.
Assim, é essencial implementar práticas de gestão do negócio, com a intenção de garantir o cumprimento de todas as exigências impostas pelos órgãos regulamentadores brasileiros.
Para tanto, é preciso conhecer e compreender algumas siglas, como NFe, Danfe e XML de nota fiscal.
NFe e XML da nota fiscal
O arquivo XML é a versão digital da nota fiscal e é o formato adotado para o registro de informações relativas à NFe (nota fiscal eletrônica), emitida sempre que acontece a venda de um produto. Esse arquivo deve seguir o padrão nacional de escrituração fiscal.
De fato, a NFe veio substituir as notas impressas, que eram utilizadas nas transações entre pessoas jurídicas. Em operações de varejo, quando a venda é direta ao consumidor final, a NFe só é utilizada quando o comprador é de outro estado, por causa das diferentes tributações.
Contudo, o XML da nota fiscal não acompanha a mercadoria, mas a empresa precisa disponibilizar esse documento ao cliente — normalmente, por e-mail.
Devem constar no arquivo diversas informações sobre o emitente, o destinatário, o produto comercializado, o transportador e a modalidade de frete, a base de cálculo para o ICMS, além de dados complementares que sejam do interesse do contribuinte.
Vale salientar que, para evitar transtornos, é fundamental preencher corretamente os campos referentes ao valor e à data de vencimento da fatura.
Além disso, tanto emissor quanto receptor devem guardar os arquivos XML da nota fiscal pelo prazo de cinco anos. Esses arquivos podem ser solicitados em auditorias realizadas pela Receita Federal. A não apresentação desses registros pode gerar penalidades à empresa.
Emissão da NFe e do XML da nota fiscal
Para emitir a NFe e o arquivo XML, é preciso realizar o cadastro na Secretaria de Estado da Fazenda (Sefaz) e contar com um certificado digital.
Esse certificado serve para confirmar a autenticidade do documento, devendo ser adquirido junto a uma autoridade certificadora credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP).
A recomendação é providenciar um sistema emissor capaz de gerar e armazenar as informações.
Afinal, de acordo com o volume de vendas, pode ser inviável para a empresa ingressar no portal nacional da NFe e, individualmente, digitar a chave de acesso de cada produto, para baixar e salvar uma cópia eletrônica da nota fiscal.
Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (Danfe)
O Danfe é o demonstrativo que segue com o produto vendido. Em linhas gerais, é uma descrição com os principais dados da nota fiscal.
Entretanto, o documento contém uma chave de acesso, formada por uma sequência única de 44 algarismos. Com esse código, o cliente pode entrar no portal da Nota Fiscal Eletrônica e consultar aquela NFe.
Para a circulação de mercadorias, o transportador precisa, mandatoriamente, estar com o Danfe. Caso contrário, em uma fiscalização, fica sujeito a multa.
Tecnologia aliada
Considerando a obrigatoriedade de disponibilização e de armazenamento de todos os arquivos XML da nota fiscal, fica evidente a importância de um software de gestão financeira apropriado, com funcionalidades como a emissão e o download automático.
Dessa forma, o empresário consegue otimizar o controle dos documentos fiscais e preparar a empresa para as inspeções do fisco.
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