Erros que você deve evitar na sua gestão de recebíveis

Erros que você deve evitar na sua gestão de recebíveis
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Está buscando uma gestão de recebíveis eficaz? Nós temos algumas dicas do que você deve eliminar da sua rotina

A gestão de recebíveis pode ser um problema comum em muitas organizações, independente do tamanho.

Acredite, mesmo sendo algo corriqueiramente comum em pequenos negócios, grandes empresas também cometem esses erros.

Obviamente que, mesmo com algum conhecimento, dedicação e foco, alguns pequenos deslizes podem acontecer. Mas nada justifica que um pequeno empresário se esqueça de sua gestão de recebíveis por estar focado demais em outros aspectos do negócio.

Como empresário, você precisa garantir que todas as áreas do seu negócio estejam em harmonia, e isso vai fazer toda a diferença na hora de você receber. Ter hábitos ruins na gestão de recebíveis podem levar você a cometer erros e levar o caos para as finanças da sua empresa.

E se você comete pequenos deslizes repetidamente, você pode estar causando mais danos ao seu negócio do que imagina.

Abaixo, selecionamos alguns erros comuns em gestão de recebíveis e o que você pode fazer para garantir que eles não se repitam, nem arruínem seu caixa.

Erro #1: não fazer a lição de casa

Muitas empresas acumulam dívidas incobráveis porque assumem clientes com pouca ou nenhuma garantia de recebimento.

Estender ou dar crédito a todos os clientes que solicitarem não é uma boa prática, e você deve ter políticas e procedimentos para garantir que dê crédito apenas aos clientes que irão pagar.

O que fazer para evitar?

Peça que qualquer cliente (novo, ou que deixou de comprar por um tempo) para preencher um formulário de crédito.

Isso fornece todas as informações que você precisa, bem como referências comerciais. Assim fica mais fácil você decidir se concede ou estende o crédito ao cliente.

Além disso, revise suas políticas atuais de crédito e cobrança.

Você tem um manual escrito para seus funcionários garantirem que estão aplicando as políticas de crédito?

Esse é um documento crucial para qualquer empresa que venda à prazo para os clientes garantirem que os valores devidos serão pagos.

Ter uma política de crédito vai ajudar você a não ter problemas para receber dos seus clientes.

Erro #2: deixar pequenos problemas se transformarem em grandes problemas

Se você vender à prazo para um cliente (por exemplo, 30 dias), e passados 3 dias do vencimento você não tiver recebido o pagamento, não espere nem mais 1 segundo.

Entre em contato com o seu cliente imediatamente. O fato de uma fatura não ser paga por muito tempo é um sinal de alerta.

Uma fatura em atraso pode se converter em um atraso de 90 a 120 dias.

Se você não ficar em contato com seus clientes, lembrando-lhes as próximas datas de vencimento e fazendo um esforço para cobrar no prazo, eles podem simplesmente pagar outros credores antes de você.

O que fazer para evitar?

Certifique-se de que os seus clientes saibam que estão sendo monitorados e que você sabe quando eles estão atrasados, enviando cartas e lembretes regularmente.

O envio de cartas de cobranças (até mesmo via e-mail) e o agendamento de chamadas telefônicas pode levar tempo e é por isso que você precisa ter modelos prontos de cartas, e-mails e ligações de cobrança.

Você pode, inclusive utilizar algumas ferramentas de automação para garantir que você não perca a oportunidade de cobrar.

Erro #3: Não se preocupar com faturas pendentes

Se você tem um funcionário de cobrança e/ou faturamento em tempo integral, ou até mesmo em tempo parcial, há uma enorme quantidade de trabalho que precisa ser realizada para que os pagamentos aconteçam em suas datas.

Tendo muitas tarefas diárias, é fácil deixar que outras tarefas, ditas mais importantes, atravessem as tarefas relacionadas ao financeiro.

Dentre elas, temos, lembretes de pagamento, confirmação de recebimento da fatura, dentre outros detalhes que farão toda a diferença.

Ter outras coisas para fazer não é um problema. O problema é permitir que essas coisas impeçam que o trabalho bem feito nos recebimentos seja realizado.

O que fazer para evitar?

Uma coisa a considerar é o tamanho de sua equipe de contas a receber. Ou, se for o caso, considerar ter um profissional na equipe de contas a receber e tirar todo o peso de suas costas.

A experiência mostra que contratar mais pessoas nem sempre é a resposta para o seu problema.

Geralmente o processo está falho ou as ferramentas não estão sendo eficientes o suficiente.

Nesse sentido, um sistema de gerenciamento de contas a receber pode ajudar você a triplicar a sua eficiência sem precisar se concentrar em resolver problemas nas chamadas telefônicas e redigir e-mails.

Erro #4: ignorar os relatórios financeiros

Manter guias em seu fluxo de caixa, previsões e métricas de cobrança de receitas importantes são a chave para garantir que você esteja cumprindo suas obrigações financeiras e seus recebimentos estejam em dia.

Mas, a maioria das empresas ignoram os relatórios financeiros até que comecem a ver uma grande diferença em seu fluxo de caixa ou começarem a sentir a pressão de final de ano.

Geralmente, isso acontece porque as empresas usam as ferramentas erradas para tentar juntar as informações, como ERP, CRM e Excel.

O problema é que esses sistemas não foram projetados para produzir relatórios financeiros.

Além disso, esses relatórios nunca cobrem todas as informações, uma vez que, quando estiverem completos, as coisas já mudaram no departamento.

O que fazer para evitar?

Monitorar, medir e melhorar o desempenho dos recebíveis é uma maneira comprovada para as empresas melhorarem o fluxo de caixa, mas muitos não fazem disso uma prioridade.

Por quê? Porque com processos manuais, como planilhas, reunir e analisar essas informações pode ser algo completamente demorado.

É aí que uma ferramenta de recebíveis pode fazer toda a diferença.

Uma ferramenta que conte com um painel de recebimentos oferece aos envolvidos acesso instantâneo a dados básicos e avançados para ajudá-lo a entender melhor o estado atual dos recebíveis e progredir em direção aos objetivos organizacionais.

Uma ferramenta oferece informações e dados críticos, como:

  • Dias médios para pagar.
  • Overview das vendas.
  • Um resumo do caixa.
  • Principais contas inadimplentes.
  • Tempo médio para receber por fatura.
  • Taxa de rotatividade de contas a receber.
  • Dias médios a receber.
  • Dentre outros detalhes.

Erro #5: tratar contas a receber como uma função contábil

Como a sua empresa enxerga as contas a receber atualmente?

É importante que a sua equipe inteira veja suas contas a receber não como uma área contábil, mas como uma área estratégica para o seu negócio.

Ela deve ser tratada como um departamento de atendimento ao cliente, porque toda interação com o cliente vai definir a maneira com que eles enxergam a sua empresa.

Isso também influencia nas vendas, uma vez que os clientes não farão negócios com você novamente se o seu processo de pagamento for estressante.

Além disso, o contas a receber é um gerenciador de receita, uma vez que uma fatura é apenas uma fatura, até que você a transforme em dinheiro.

O que fazer para evitar?

Há várias coisas que você pode fazer para transformar seu departamento de contas a receber em uma área estratégica ao seu negócio.

Você pode começar acompanhando o seu desempenho, bem como buscando implementar métricas para mensurar seus resultados.

Além disso, capacitar seus funcionários, ou contratar um funcionário para cuidar do contas a receber é uma ótima alternativa para receber com rapidez.

Não deixe sua gestão de recebíveis em segundo plano

Seus recebíveis são parte da saúde do seu negócio. Ter uma gestão de recebíveis responsável vai garantir a saúde do seu negócio por mais tempo.

Ao olhar de maneira estratégica para a gestão de recebíveis, você poderá se programar para utilizar seus recebíveis de maneira inteligente.

Se você tem uma boa liquidez e pontualidade em seus recebíveis, pode inclusive, incluir a antecipação de recebíveis em sua estratégia de recebimentos, através do desconto de duplicatas.

Mas, para que isso aconteça, você precisa estar com seus recebimentos em dia. Caso contrário, poderá ter problemas de liquidez que irão prejudicar seu negócio.

Com as nossas dicas, você está pronto para dar um próximo passo na gestão de recebíveis e alcançar mais resultados para seu negócio.

Enrico Cardoso Erros que você deve evitar na sua gestão de recebíveis